6 CÁCH SĂN TÌM VÀ HỦY DIỆT CÁC DỰ ÁN THÂY MA

“Bạn sẽ không bao giờ tìm thấy chúng,”một lãnh đạo cao cấp ở một công ty IT trị giá hàng tỉ USD đã nói như vậy.

“Chúng” mà người lãnh đạo ám chỉ ở đây là những dự án thây ma (zombie): Kẻ thù hung ác nhất của những nỗ lực đổi mới đầy thiện chí trên toàn cầu. Thây ma là những dự án mà, vì hằng hà vô số lý do, không thể hoàn thành đúng tiến độ và cứ thế dây dưa, kéo dài, dẫn đến việc tiêu tốn vô cùng nhiều tài nguyên, nguồn lực của công ty. Và, dự án này sẽ không thể tạo ra một mảnh may hy vọng nào về một triển vọng tươi sáng trong chiến lược của công ty hay triển vọng về doanh thu.

Chúng tôi đã từng giải thích với công ty IT này rằng, một trong những lý do khiến họ mãi mà không thành công với việc thương mại hóa những ý tưởng sáng tạo, cách tân là vì những thây ma đang bòn rút nguồn lực và bịt kín các nguồn thông tin. Tuy vậy, người lãnh đạo công ty đã rất nghi ngờ về nhận định của chúng tôi.

Anh ta cho rằng chúng tôi sẽ không thể tìm ra bất cứ điều gì trong quá trình lập kế hoạch nghiêm ngặt của công ty. Hàng năm, đội ngũ nhân sự dành cả tháng để nhìn lại quá trình triển khai dự án gần nhất và kiểm tra cẩn thận các tính toán trong tương lai. Mọi dự án đều được trải qua một quy trình kiểm soát nghiêm ngặt. Vậy thì vì cớ gì một dự án thây ma lại có thể xuất hiện?

Những yếu tố tạo nên một dự án thây ma có thể được dự đoán trước bằng nhiều cách khác nhau. Một dự án hiển nhiên sẽ đi vào hoạt động khi trước hết, được lãnh đạo phê duyệt. Dự báo tài chính, vốn là thứ không bao giờ chắc chắn cả, nhìn có vẻ hợp lý. Giả định thị trường có vẻ đáng tin cậy. Các mốc phát triển đặt ra có vẻ khả thi.

Nhưng đâu đó trên con đường triển khai, sẽ có điều gì đó xảy ra. Công nghệ áp dụng có vẻ không hoạt động như dự tính. Đối thủ có thể có những bước đi bất ngờ. Một đối tác quan trọng đột nhiên không hợp tác. Khách hàng phản ứng theo một cách ta không ngờ tới.

Các thành viên của một dự án đều biết những gì xảy ra là không tốt, nhưng rất khó để nhận ra giây phút dự án đã chệch khỏi đường ray. Các nhà tâm lý học đã phân tích cách chúng ta bị ảnh hưởng bởi xu hướng tự xác thực hay thiên kiến xác nhận (confirmation bias), có nghĩa là tập trung cao vào những điều chúng ta đã dự tính và bỏ qua những thứ không nằm trong tính toán. Và dù có nhận ra được hòn đá cản đường, chúng ta thường chịu ảnh hưởng của sự tự tìm kiếm và khám phá – khi tin vào điều gì, chúng ta tập trung vào những thông tin tốt và lờ đi tin xấu.

Ở một chừng mực nào đó thì thông tin này có vẻ hơi phóng đại, và nếu bạn đưa cho thành viên dự án “liều thuốc nói thật”, họ sẽ thừa nhận rằng dự án sẽ không bao giờ có những đóng góp đáng kể vào mục tiêu tài chính và chiến lược của công ty. Nhưng vì đa số cơ chế đãi ngộ của các công ty có hình thức phạt nặng đối với việc không hoàn thành những gì đã cam kết, cho nên mọi người đều ngần ngại giơ tay phát biểu ý kiến, “Dự án của chúng tôi là một trong số (dự án thây ma) đó.” Có vẻ như vùng vẫy tìm đường sống thì mới là khôn ngoan.

Chúng tôi đã dành đủ thời gian ở công ty IT để học cách phá vỡ những thủ tục của quy trình duyệt chi ngân sách nhằm giữ lại những dự án thây ma từ các lãnh đạo dự án lão làng. Có một công thức để sinh tồn: vẽ ra những con số doanh thu lớn trong năm năm nhưng chỉ yêu cầu một khoản đầu tư nhỏ trong ngắn hạn. Đợt duyệt chi ngân sách tiếp theo, hãy lặp lại quá trình ấy để lợi tức của dự án luôn nằm trong vùng an toàn. Miễn là cả nhóm có thể quản lý tốt chi phí, thì mọi thứ đều ổn cả, bởi không có hình phạt nào dành cho việc lập đề án thường xuyên, mà không đạt được mục tiêu dài hạn.

Mọi hệ thống ngân sách đều có lỗ hổng, và những kẻ tiên phong trong việc tìm kiếm đường sống sẽ khéo léo tìm và khai thác chúng. Để vượt qua những thách thức này chúng tôi đề xuất “ ân xá thây ma” – là lúc mà mọi người có thể thành thật, đưa dự án ra bàn luận và không phải chịu bất kỳ hậu quả nào nếu một dự án bị chấm dứt. Điểm quan trọng việc “ân xá” này là không đuổi việc bất cứ ai để cắt giảm chi phí, mà thay vào đó, phương pháp này giúp mỗi công ty đầu tư cho triển vọng phát triển mới bằng việc đặt họ vào những dự án khả thi hơn.

Khi chúng tôi đáng giá hàng tá những nỗ lực dành cho công ty IT này, bằng việc lập các dự toán thực tế với những con số doanh thu thực tế, chúng tôi phát hiện ra 20% trong tổng số các dự án là những thây ma và không thể đảm bảo việc tiếp tục đầu tư. Hủy bỏ những dự án này mà không đưa bất cứ hình phạt nào sẽ dành ra đủ số vốn hỗ trợ cho những dự án cải tiến mang tính chiến lược hơn trong hai năm tiếp theo.

Trong một ấn phẩm tháng 12/ 2014 của HBR, chúng tôi đã tranh cãi rằng những “ân xá thây ma” là một yếu tố quan trọng của phương pháp tiếp cận có hệ thống với sự đổi mới. Nhưng thực hiện được điều này không phải là chuyện dễ dàng. Dựa vào nghiên cứu của chúng tôi và của các học giả có chung quan điểm – đáng nói đến là Rita Gunther McGrath từ Đại học Columbia (một người chắc chắn xứng danh “Sát thủ diệt thây ma” nếu danh hiệu ấy tồn tại) – chúng tôi đã tìm ra sáu cách đế thực hiện nó thành công:

1. SỬ DỤNG TIÊU CHUẨN ĐƠN GIẢN, RÕ RÀNG, ĐƯỢC ĐỊNH TRƯỚC

Hủy bỏ một dự án là một việc rất nhạy cảm. Tạo lập và chia sẻ một danh sách ngắn các tiêu chuẩn trước khi bắt đầu việc đóng dự án sẽ giúp người trong cuộc theo dõi quá trình được khách quan. Ở mức độ căn bản nhất, chúng ta luôn tự hỏi ba điều về một ý tưởng: Có thực sự tồn tại một thị trường cần đến nó không? Nếu có, chúng ta có đáp ứng nhu cầu thị trường tốt hơn những đối thủ đáng gờm trong hiện tại và tương lai không? Chúng ta có đạt được mục tiêu tài chính không? Dù tiêu chuẩn là gì đi nữa, hãy nhớ rằng chúng chỉ là hướng dẫn, không phải luật lệ. Quyết định cuối cùng luôn đòi hỏi sự phán xét chủ quan ở một mức độ nào đấy

2. LÔI KÉO NGƯỜI NGOÀI

Các bậc phụ huynh sẽ là người kiểm chứng một cách khách quan về những thứ bạn đã tham gia vào quá trình thai nghén ý tưởng. Một người không liên quan – một người làm việc ở bộ phận khác hoặc hoàn toàn không liên quan đến bạn – có thể mang tới sự công bằng

3. HỆ THỐNG HÓA BÀI HỌC TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH

McGrath đã dạy chúng ta rằng bất cứ khi nào một công ty cải tổ, hai điều tốt có thể sẽ xuất hiện. Ý của bà là hoặc thương mại hóa thành công (rõ ràng là một điều tốt), hoặc nếu việc này thất bại, bạn vẫn sẽ học được điều gì đó giúp bạn thành công trong tương lại. Hãy tổ chức những buổi đánh giá để rút ra các bài học và tạo một nguồn dữ liệu “sống” để học hỏi và chia sẻ những bài học này. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng “Kiến thức thu được từ thất bạị (thường) là phương tiện giúp bạn đạt được thành công liên tiếp sau đó”. Hãy đầu tư để nắm bắt và lan tỏa kiến thức học được từ các dự án thây ma, để rồi sau đó có thể tối đa hóa lợi nhuận trên các khoản đầu tư đã bỏ ra.

4. MỞ RỘNG ĐỊNH NGHĨA CỦA THÀNH CÔNG

Giám đốc điều hành tại các công ty lớn thường băn khoăn về cách tìm chỗ đứng phù hợp với tiềm năng của các doanh nhân khởi nghiệp. Họ nên dành nhiều thời gian hơn để lo lắng về những điều xảy ra với những người tiên phong trong việc đổi mới đang làm việc ở những dự án mà không thành công về mặt thương mại. Sau cùng thì, các rủi ro dù đã được tính toán và cân nhắc cẩn thận vẫn ẩn chứa nguy cơ bị trừng phạt, nên chẳng có gì bất ngờ khi mọi người ngần ngại nhận lấy thử thách. Bất cứ khi nào bạn dấn thân vào con đường đổi mới, thành công trong tương lai là điều không thế biết trước. Vì vậy, việc học được một ý tưởng như thế nào là không khả thi là một kết quả thành công, miễn là việc rút ra những bài học này tiêu tốn nguồn lực một cách hiệu quả. Hãy thân thiện vỗ vai thành viên trong nhóm khi họ đã đưa cho bạn món quà quý giá này.

5. CHIA SẺ RỘNG RÃI

Điều này nghe có vẻ không hợp tình hợp lý, nhưng việc chia sẻ rộng rãi những thất bại về mặt thương mại sẽ khuyến khích những nỗ lực trong tương lai, bởi vì sự đổi mới thường xảy ra một cách tự nhiên nhất tại các công ty "Dám Thử." Đó cũng là tên của một giải thưởng được tài trợ bởi Tata Group, tập đoàn hàng đầu của Ấn Độ. Giải thưởng "công nhận và khen thưởng (các) ý tưởng tân tiến, táo bạo, và nỗ lực một nghiêm túc mà không đạt được kết quả mong muốn." Chiếu hào quang sân khấu vào những nỗ lực như thế này, rất tự nhiên thôi, sẽ tạo cho những người đang đứng trên ranh giới đổi mới có cảm giác an toàn. Sau cùng, nếu bạn không dám thử, làm thế nào bạn có thể hy vọng sẽ thành công?

6. TẠO ĐIỀU KIỆN ĐỂ KẾT THÚC

Ý tưởng này được đúc kết từ bài báo xuất sắc trên HBR vào năm 2011 của McGrath: ”Hãy tạo ra một sự kiện mang tính biểu trưng – một lễ tưởng niệm, một vở kịch, một buổi kỷ niệm – để mọi người đóng lại một sự kiện nào đó.”

Công ty sản xuất trò chơi trên điện thoại của Phần Lan – SuperCell – được định giá 3 tỉ USD chỉ ba năm sau khi nó thành lập, đã thể hiện sức mạnh của việc tuân theo những quy tắc trên. Ở SuperCell, thành công là được chúc mừng bằng bia, thất bại thì bằng rượu vang. Lỗi lầm luôn đi kèm với sự thật tàn khốc, khi mà sau một năm phát triển và đầu tư, công ty quyết định phá hủy một cách tiếp cận đa nền tảng mà đã đi chệch khỏi mục tiêu phát triển của nó. Bằng việc quyết đoán tiêu diệt một dự án thây ma tiềm năng và vẫn chúc mừng sự vất vả của cả đội, SuperCell giúp các thành viên trong nhóm đổi hướng mục tiêu sang một ý tưởng khả thi hơn. Trong trường hợp này, họ đã tiến tới phát triển trò chơi thành công rực rỡ Clash of Clan!

KẾT LUẬN

Đa phần các công ty có nhiều nguồn lực hơn những gì họ tự nhận thức được. Tìm và loại bỏ các thây ma, tái phân bổ các nguồn lực cho những dự án triển vọng nhất, và bạn sẽ ngay lập tức chứng kiến nỗ lực cải tiến của mình ngày càng trở nên tốt hơn và to lớn hơn một cách nhanh chóng hơn.

Nhãn niêm phong

150^VND Xem ngay

Bán sổ lên lớp, sổ tay giáo viên, sổ giáo án Hồ sơ công chức, hồ sơ đảng viên Giấy thi, túi đựng bài, túi đựng đề, giấy nháp Sổ đoàn viên, sổ chi đoàn, thẻ đoàn

Đăng bởi Tiên Tiên Tags: Dự án khả thi, Hiệu quả dự án, kỹ năng, Kỹ năng quản lý dự án, Phân tích đánh giá dự án, Quản lý rủi ro, Thiết kế dự án, Vốn dự án, Đầu tư dự án

Phiếu trả lời trắc nghiệm 120 câu

1,000^VND Xem ngay

✨ Giấy thi a3 mẫu bộ ,mẫu sở ✨ Giấy nháp thi a4 ✨ Túi đựng bài thi, túi đựng đề thi, túi đựng phách ✨ Phiếu trả lời trắc nghiệm 50' 100' 120 câu, giấy khen a4, phiếu khen mầm non ✨ Nhãn niêm phong ✨ Sổ lên lớp, sổ tay...